采购订单申请单

您需要提交以下申请：

1. 有条款和条件的产品/服务。
2. 需要我校签署的合同、协议和谅解备忘录。
3. IT软件（包括免费软件）。
4. 在校园内提供的服务。
5. 定制的产品。
6. 家具及固定装置[pdf]。
7. 特殊的批准。
8. 购买金额超过5000美元且不符合直接支付资格的商品。

在下列情况下，你亦须提交申请书：

1. 您需要帮助确定产品/服务的供应商。
2. 您的购买请求不符合其他付款方式的条件。

你可能需要在申请书内附上以下文件：

1. 报价/估计。
2. 工作范围[pdf]、提案、谅解备忘录或未签署的合同。
3. 软件技术征用影响评估表[TRIA]。
4. 活动招待表[pdf]。
5. 装置、家具和设备安装许可申请[pdf]。

您可能还需要提供：

1. 产品说明[例如：零件/型号、数量、品牌/制造商]。
2. 供应商联系信息[如果有的话]。

你可能要考虑：

1. 支持地方和小型企业。
2. 申请校园活动保险。

你还应该计划你的时间表：

1. 你们想要的交货日期是什么时候?
2. 你们计划用2-8周的时间进行合同谈判和PO处理吗？
3. 是否有新供应商的入职计划，这需要额外的处理时间？
4. 您是否看过50K以上商品/服务的投标要求？
5. 你考虑过可能需要特别批准吗？

部门管理员接受培训后可通过FTS提交申请单。一旦获得批准官员的批准，采购服务小组就可以在第二天处理申请单。

学生和教师应该与他们的部门管理人员一起采购任何商品或服务。

有关详细说明，请参阅申请教程。

一旦申请单在FTS中提交并获得批准，就会分发给采购服务小组。他们将审查请求，确认价格和可用性，[根据需要]协商条款和条件，然后将申请单转换为采购订单。订单将发送给供应商，并在双方同意条款和条件时最终确定。

重要提示：在PO最终确定之前，部门不应向供应商下订单。

1. 请勿代表上海外国语大学签署任何合同。见合同授权政策。

2. 检讨采购付款指引，以确定这是否是正确的采购选择。

3. 在FTS中输入申请单。

4. 在适当的时候提供报价/备份文件。

5. 对于未加入FTS的新供应商，您必须在申请中选择以下供应商之一：

   -新供应商[ID 000004233] -投标供应商[ID 0000043480] -供应商无$ VALUE [ID 0000043479]

6. 有关上述供应商的更多信息，请参见新供应商申请流程。

在收到采购订单确认之前，您不能要求交付任何货物或服务。

当您希望在规定的范围、期限和同一财政年度内利用一个供应商对商品或服务提出多个请求时，我们可以设置一揽子采购订单（BPO）。BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求。如果你不确定的金额要求，研究成本或回顾您以前的购买历史。这个金额应该包括运费和税。业务流程外包不得超过49,999美元。

详细信息请参见一揽子订单。

当需求超过一定金额时，作为科罗拉多州立大学校园，我们有责任考虑来自其他供应商的请求，并进行竞争性招标。不同类型的采购请求所需费用见下文，按金额分列。

投标限价门槛由申请的金额和商品类型决定。

请查看投标限制阈值和要求，以了解您的采购请求的处理时间和投标要求。

通过使用SB/DVBE选项[pdf]，部门可以在获得至少两家此类企业的报价后，绕过价值在5,000.01元至249,999.99元之间的商品/服务/资讯科技的投标程序[对于公共工程合同，最高可达333,000元]。

一旦PO完成，部门和供应商会收到一份PO的复印件。

本部门负责：

1. 跟踪供应商，确认交货时间和状态
2. 验证发票提交给付款服务
3. 确保所有文档都引用了订单号
4. 当收到货物或需要批准付款时，及时响应付款服务。

供应商负责：

1. 按照订单的要求完成订单
2. 提交付款发票

本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题。这包括:

1. 货物损坏
2. 丢失的物品
3. 返回产品

在您收到产品/服务后，供应商或部门将需要向付款服务部门提交发票。只有当发票金额等于或少于产权负担金额时，付款才能根据PO进行处理。

当PO的余额为0美元时，它应该自动关闭。如果您需要增加、减少或关闭订单，请参阅更改订单页面。我们建议各部门在财政年度结束前审查他们的Open po [pdf]，并在订单完成后关闭它们。