促使付款常见问题

• 从教师母校购买的徽章被视为礼物，只能用信托基金或辅助基金支付。在这种情况下，皇冠是特定于个人的，不能被其他人使用，这就是为什么它被认为是礼物。需要一份招待费用证明表[pdf]。
• 如果购买的徽章将被保存在一个部门，并由教师借来参加活动，那么可以用科罗拉多州立大学的运营资金购买。

家具包括：

• 表
• 桌子
• 办公椅
• 沙发
• 书架
• 文件柜
• 重量超过400磅的物品
• 高度超过5英尺9英寸的物品

购买家具通常需要FD&O许可证，以确保其符合安装要求。

我们不建议员工为他们的学生做食物。但是，如果认为合适，那么员工可以在参加食品安全处理课程后准备食物。请联系风险管理。

如果要使用外部餐饮服务商，请在提交付款请求时提供Spartan Eats的报价副本。

招待费是指为促进和推进大学使命而提供的食品、饮料和其他与活动和特殊事件有关的支出。有关更多信息，请参阅《招待指南》[pdf]。

所有的招待费用，包括提供食品、饮料和与促进和进一步大学使命的活动或特殊事件相关的商品，都需要一份招待费用证明表。所有的招待费用证明表格必须包括：

• 报价、发票或收据原件。
• 与会者姓名。
• 日期、时间和地点。
• 费用的商业用途。

当你有一个长时间的会议并且包括工作餐时，你必须提交一份议程。

我们需要证明膳食是业务功能的组成部分，例如：

1. 在用餐期间安排了发言人的会议。
2. 与会者在用餐时间工作的会议。
3. 与专业发展培训有关的活动。
4. 与会者吃饭或离开会议地点太费时或干扰的情况。
5. 官方活动、仪式活动、筹款活动、运动会和社区活动，这些活动可能被认为与商业有关，并提供招待。

不，大学必须满足所有服务的税收和保险要求。

我们将尽最大努力满足从特定供应商处采购物品/服务的要求，但我们必须遵守州和联邦的招标要求，并在部门采购货物或服务之前与供应商签订合同。供应商也必须通过PaymentWorks系统加入。

请参阅我们关于如何申请新供应商的教程[pdf]。

请与供应商维护协调员联系。

供应商必须能够提供：

• 联系信息。
• 汇款地址。
• 税务识别号码。
• ACH付款的银行信息（如适用）。

我们也鼓励供应商自愿提供统计数据和州/联邦认证。

这取决于供应商是否已在PaymentWorks注册并创建了帐户。

如果供应商有PaymentWorks账户：

• 供应商应该登录他们的账户，添加或更新他们的汇款地址。

如果供应商没有PaymentWorks账户：

• 您可以提交带有新地址的发票；或
• 您可以向供应商维护部门发送电子邮件请求。您必须包括供应商的备忘录，以验证新地址。

这是一个认证过程，授予企业优先地位的政府合同。

这些缩写代表：

• 小企业。
• MB =微型企业。
• 伤残退伍军人企业。

以下两种可能的答案：

1. 您可以通过加州电子采购门户网站寻找SB/DVBE供应商。你可能会得到不同的搜索结果，这取决于你输入信息的方式（即“旗帜”与“旗帜”，“打印”与“打印”）。有关认证状态，请点击“查找所有公司和认证申请人的状态”。
2. 如果您需要帮助寻找SB/DVBE供应商，您可以联系SB/DVBE倡导者。

• 不需要包括税。
• 只有在200美元或以上的情况下才需要包括运费。

买方或合同专家将根据需要审核报价并更新采购订单。我如何知道我的采购订单已被处理？PO发出后，你会收到一份PO的复印件。在FTS中检查申请单，它会在可用时列出您的PO号。

在大多数情况下，没有。请购单需要逐项列出，以便与供应商的报价相匹配。

如需多页复杂报价，请联系strategicsourcing-c-ps@sjsu.edu。

提交发票的方法如下：

• 将发票发邮件至supplier-invoices@sjsu.edu
• 使用https://einvoice.sjsu.edu/上传并提交发票

请参考以下教程之一来检查您的订单活动或直接付款的状态：

• 采购订单活动[pdf]
• 付款状态-直接付款凭证[pdf]

• 对于采购订单发票，我们的付款期限是自发票之日起45天。
• 对于直接付款凭证，处理时间为10个工作日。当我们在等待部门或供应商的行动时，可能会发生付款延迟。如果您有任何疑问，请联系负责发票的付款服务专员。

要确认您的发票已提交给付款服务，请查看FTS申请单中的“文档检索”按钮。

发票文件将显示为“AP PO发票”，以及诸如发票编号、发票日期和提交日期等详细信息。

请参考以下教程之一来检查您的订单活动或直接付款/报销状态：

• 采购订单活动[pdf]
• 付款状态-直接付款凭证[pdf]
• 付款状况-发还凭证[pdf]

在FTS中提交申请单。

在九州体育注释中，说明供应商只接受信用卡付款。买方可以代表你方付款。

除非买方另有指示，否则选择“供应商TO BID”作为供应商。

一般来说，每个部门的员工在完成ProCard/GoCard申请表（DocuSign）后，会得到一张ProCard。如果需要多个ProCard，请联系ProCard协调员请求例外。

注意：procard不发给MPP（管理人员计划）分类的员工。

以下情况请提交ProCard/GoCard更新表[DocuSign]：

• 调到一个新部门
• 更新持卡人姓名
• 需要结帐
• 新的审批官员
• 更新默认图表字段
• 改变支出限额

您可以通过美国银行在线BET9九州体育登陆官方查看您的ProCard限额。如果您需要帮助设置在线BET9九州体育登陆官方，请联系ProCard协调员。

对于临时的ProCard增加，持卡人的批准官员可以向ProCard协调员发送电子邮件请求。如需永久增加，请提交ProCard/GoCard更新表[DocuSign]。

请BET9九州体育登陆官方“采购付款指南”和九州体育 ProCard指南[pdf]，以获取ProCard可以购买的产品列表。

如果您对未列出的内容有疑问，请联系FinanceConnect。

不能，软件和在线服务不能用ProCard购买。请提交技术申请表格及技术申请影响评估表格。

按照ProCard/GoCard对账[pdf]教程中的说明完成ProCard对账。

您也可以参加ProCard/GoCard对账研讨会，现场演示该流程。我们建议您订阅FinanceConnect博客，这样您就可以在会议可用时收到通知。

收据作为费用的备份文件，并根据大学政策进行审查。收据应逐项列出，并注明付款证明。审计时也需要收据。

请填写收货证明[pdf]，并将其附在您的ProCard对账单中。

可以，即使你在结算周期内没有购买任何物品，你也应每月检查“中央结算系统”：

• 您的账户上可能存在欺诈性收费，需要进行争议。
• 交易可能记录在与预期不同的结算周期中。

请致电（800）344-5696与美国银行联系，对欺诈性收费提出异议。在CFS的ProCard对账单的评论部分包括一个说明，说明这笔费用与美国银行有争议。