零用现金和零钱

在你花钱之前，首先检查一下你的产品是否符合这个流程。要做到这一点，请参阅《促使付款指引》。

在一天内与任何一家供应商的每笔交易（不含销售税）的购买量不得超过50美元。不允许分割事务。

如果你的部门有零用现金箱/零钱基金：

• 联系你部门的零用现金管理人以获得足够的现金来支付你的采购。
• 去商店买产品。
• 将原始收据保存给你部门的零用现金保管员。
• 如果购买与招待有关，请填写招待费用证明[pdf]表格。
• 把你的原始收据和任何零钱交给你的零用现金管理人。

如果你的部门没有零用现金箱/零钱基金

• 去商店买产品。保存原始收据。
• 填写小额现金报销[pdf]表格。提供产品的描述和总金额。
• 如果购买与招待有关，还应填写招待费用证明[pdf]表格。
• 将备用金表格和原始收据带到学生服务中心的财务处（窗口1）。
• 出纳将支付您所要求的现金金额（最多50美元加税）。

会计办公室有一个零用现金基金，用于部门的零用现金需求。上海大学不鼓励设立新的零用现金或零钱基金。

1. 填写并提交零用现金或零用资金申请表。
2. 一旦我们批准了申请，我们将向托管人签发一张支票，并指示他们去哪里领取支票。

零用现金/零钱基金的保管人必须：

1. 把所有的购买记录下来。
2. 保留所有原始收据。
3. 通过员工/学生报销流程补充现金。

会计部门需要定期清点零用现金/零钱基金中的现金。按基金金额计算的频率可按月、按季或按年计算。你可以通过以下方式准备：

• 整理手头现金、支出收据和/或补货请求，以便随时查阅。
• 确保你的现金和文件与基金的授权金额相符。
• 我们清点完毕后，将要求保管人签署一份审计表。

如贵部门需要更改指定的基金托管人，请：

1. 填写并提交零用现金或零用资金申请表。
2. 保留一份表格的副本，并将原件寄给会计服务部，扩展为zip 0042。

通过员工/学生报销流程补充现金。

1. 通知我们安排最后点票。
2. 填写并提交零用现金或零用资金申请表。
3. 保留一份表格的副本，并将原件寄给会计服务部，扩展为zip 0042。
4. 请将全部金额带到1号收银服务窗口进行存款。